In 5 Schritten zur Social Media Guideline (Teil 1/2)

Viele Unternehmen haben Mühe damit, eine Social Media Guideline zu erstellen. Was soll da rein? Was nicht? Soll alles bis ins kleinste Detail geregelt werden? Oder soll man am besten gleich alles verbieten, um ja kein Risiko einzugehen? Meiner Meinung nach sollte es eine Guideline sein, also ein Wegbegleiter, der sensibilisiert, nicht regelt. Hier ein paar wichtige Überlegungen, die beim Erstellen einer Social Media Guideline einfliessen sollten. In Teil 1 die ersten zwei der 5 Schritte:

Schritt 1: Ausgangslage
Schritt 2: Risiken festlegen
Schritt 3 Vorhandene Policies sichten
Schritt 4: Entscheid Social Media Guideline ja/nein
Schritt 5 Erstellung der Social Media Guideline

Schritt 1: Ausgangslage
Zuerst muss natürlich die Ausgangslage definiert werden. Dazu gehören folgende Fragen: Wo stehen wir? Wie wird Social Media bereits genutzt? Wie nutzen wir oder wollen wir in Zukunft Social Media für das Business nutzen? Letztere Frage umfasst Punkte wie Kanäle (also welche Social Media Plattformen), Zielgruppen und Botschaften. Die Antworten zu Fragen resultieren Schlussendlich in der Social Media Strategie. Diese muss jedoch für die Erstellung einer Guideline nicht stehen, aber die Richtung sollte bereits bekannt sein.

Schritt 2: Risiken festlegen
In einem zweiten Schritt sollten die Risiken, die aus der Nutzung von Social Media entstehen, festgehalten werden. Dabei ist es wichtig auf die durch die Mitarbeiter verursachten Risiken zu fokussieren, also auf interne Risiken. Externe Risiken wie z.B. Kritik lassen sich nicht kontrollieren und fallen auch dann an, wenn auf die Nutzung von Social Media für das Unternehmen verzichtet wird. Zu den durch die Mitarbeiter verursachten Risiken gehören:

  • Rechtliche Risiken: Durch die Äusserungen von Mitarbeitern in Social Media entstehen verschiedene rechtliche Risiken z.B. als Folge von Falschaussagen, Verleumdungen, Weitergabe von Kundengeheimnissen etc.
  • Risiken für Netzwerk und von Viren: Die Nutzung von Social Media Kanälen wie z.B. YouTube belasten das firmeninterne Netzwerk enorm. Zudem gibt es bereits verschiedene Viren, die sich über soziale Netzwerke verbreitet haben.
  • Arbeitszeitmissbrauch: Der Missbrauch von Arbeitszeit ist ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Mitarbeiter die sich statt der Arbeit nur noch Facebook widmen, können ein Problem sein. Also einfach sperren? Dies macht auch wenig Sinn. Jeder mit einem Smartphone kann auch von dort darauf zugreifen. Stattdessen sollten solche Personen direkt angesprochen werden.
  • Reputation/Markenrisiken: Viele weitere Risiken, auch rechtliche, führen schlussendlich zu Reputations- und Markenrisiken

Eine Social Media Guideline sollte zum Ziel haben, die Mitarbeiter für diese verschiedenen Risiken zu sensibilisieren und den richtigen Umgang aufzuzeigen. In meinem nächsten Post dann die Schritte 3 bis 5.

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