In 5 Schritten zur Social Media Guideline (Teil 2/2)

In meinem letzten Post habe ich die ersten zwei Schritte auf dem Weg zur Erstellung einer Social Media Guideline aufgezeigt. Die fünf Schritte sind:

Schritt 1: Ausgangslage
Schritt 2: Risiken festlegen
Schritt 3 Vorhandene Policies sichten
Schritt 4: Entscheid Social Media Guideline ja/nein
Schritt 5 Erstellung der Social Media Guideline

In diesem Post nun also die abschliessenden 3 Schritte, und was es zu beachten gilt.

Schritt 3: Vorhandene Policies sichten
Jedes etwas grössere Unternehmen hat bereits eine Vielzahl von Policies zu unterschiedlichen Themen, die schlussendlich auch den Umgang mit Social Media mehr oder weniger direkt regeln. So regelt z.B. der Arbeitsvertrag dass die Mitarbeiter zu arbeiten haben und nicht ihre Arbeitszeit auf sozialen Netzwerken verbringen sollen. Oder dass keine Geschäfts- oder Kundendaten an die Öffentlichkeit gelangen dürfen etc. Andere Policies die bereits Einfluss auf den Umgang mit Social Media haben sind der „Code of Conduct“, E-Mail und Internet Policies sowie Kommunikations- und Markenrichtlinien.

Schritt 4: Entscheid Social Media Guideline ja/nein

Gibt es bereits zahlreiche Richtlinien, die den Umgang mit Social Media regeln, stellt sich die Frage, ob eine eigene Social Media Guideline überhaupt nötig ist. Ich bin der Meinung, dass wenn auch das kleinste Detail in anderen Policies und Verträgen geregelt ist, es trotzdem Sinn macht, eine Social Media Guideline zu erstellen. Aus folgenden Gründen:

  1. Viele überfliegen Arbeits- und andere Verträge lediglich und wissen auch aufgrund der oft juristischen Sprache nicht wirklich Bescheid, was sie eigentlich unterschrieben haben.
  2. Langjährige Mitarbeiter mögen sich wohl kaum mehr erinnern, was sie vor 5 oder 10 Jahren gelesen oder überflogen haben.
  3. Niemand wird sich die verschiedenen Aspekte aus den unterschiedlichen Policies selber zusammen reimen wollen.

Aus diesen Gründen macht eine Übersicht mit den wichtigsten Punken, die im Umgang mit Social Media beachtet werden müssen, absolut Sinn.

Schritt 5: Erstellung der Social Media Guideline
Das allerwichtigste ist es, kurz zu bleiben und nur das wichtigste aufzunehmen. Für die Details sind alle anderen in Punkt 3 gesammelten Policies zuständig, auf die gegebenenfalls hingewiesen werden soll.

In den Social Media Guidelines soll eine offene Unternehmenskultur sichtbar sein. Wer diese nicht hat, und lieber alles verbieten und kontrollieren will, der hätte schon bei Punkt 1 merken sollen, dass Social Media nichts für das Unternehmen ist. Entsprechend soll die Guideline Freiräume lassen, dass die Mitarbeiter Social Media nutzen und erfahren können (und damit meine ich nicht Facebook).

Ziel der Social Medie Guideline sollte sein, die Mitarbeiter zu sensibilisieren. Sensibilisieren dafür, dass was einmal im Netz ist, nicht mehr zurück genommen werden kann und dass sich die Mitarbeiter entsprechend ihr Handeln in der digitalen Welt anpassen müssen.

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